¿Cuáles son las 6 primeras condiciones para implementar una gestión por procesos?

De acuerdo a la NT 001-2018-SGP, las entidades públicas están obligadas a implementar la gestión por procesos en función a las disposiciones técnicas expuestas en dicho documento. En ese sentido, se determinan los conceptos claves, el marco metodológico, las fases y los pasos requeridos para la aplicación de esta herramienta.

A modo de complementar lo expuesto en dicha norma, es importante considerar las siguientes condiciones a fin de garantizar una óptima implementación:

  • Voluntad política:
  • El factor que mayor impacto tiene para determinar la adecuada aplicación de la gestión por procesos en el sector público es la voluntad política. Si esta voluntad no existe dentro de una entidad pública o a nivel de Estado será muy difícil guiar y efectuar los cambios de gestión que se requieren; por tanto, seguirán ocurriendo los descalces entre la gestión de los sistemas administrativos y lo que corresponde a los procesos misionales u operativos (es decir, aquello que está conectado directamente con la satisfacción de necesidades y expectativas de la población). Por ello, es necesario que las autoridades responsables tengan voluntad política a fin de decidir sobre la armonización de los sistemas y quebrar las esferas de poder que puedan existir bajo su cargo.

  • Liderazgo y mirada estratégica: 
  • Esta es una condición que se desprende de la primera; dado que, si existe una real voluntad política, se designará a una persona que asuma la responsabilidad de los cambios a efectuar. Dicha persona deberá aplicar un liderazgo íntegro, sostenible y estratégico de manera que pueda conducir y velar por el cumplimiento y el buen funcionamiento de la gestión interna en el marco de la implementación de la gestión por procesos.

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  • Gobernanza institucional y estatal: 
  • Una vez que se cuenta con la persona que liderará los cambios en el marco de la gestión por procesos, es necesario crear espacios de articulación y coordinación, donde la parte administrativa y la parte funcional puedan concertar y definir conjuntamente la ruta de trabajo y las implementaciones vinculadas; de manera que posteriormente, se retransmita lo acordado a las y los servidores a su cargo. 

  • Claridad en los objetivos institucionales y los servicios que se entrega a la población:
  • La gestión por procesos es una herramienta que tiene por finalidad contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales y la satisfacción de las necesidades de la población (SGP: 2018). Por tanto, es indispensable que las entidades públicas, individualmente y a nivel estatal, hayan identificado y diseñado al detalle los servicios públicos que ofrecen a la población, los cuales a su vez deben estar enmarcados en las políticas públicas vigentes. Asimismo, es necesario que los objetivos institucionales estén claros y determinados con la metodología SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) a fin que los procesos se enmarquen y coadyuven al logro de estos. 

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  • Buena definición de estrategia, objetivos e indicadores: 
  • Los bienes y servicios públicos están enmarcados en las políticas públicas; por tanto, para entregarlos y que cumplan con su finalidad (bienestar de la población) es necesario que las políticas públicas tengan objetivos e indicadores claros, solo así se podrá verificar que estos servicios realmente responden a los resultados y al impacto esperado. De igual manera, así como sucede a nivel de entidad pública los espacios de coordinación y articulación también deben darse a nivel estatal de manera que exista una estrategia muy detallada de cómo se debe poner en marcha la entrega de los bienes y servicios públicos a fin que sean prestados como un paquete de productos integrales, coordinados y que respondan adecuadamente a los objetivos de la política pública. Por el contrario, si estas condiciones no ocurrieran, la probabilidad de entregar mal los servicios institucionales es muy alta.

  • Gestión integral y transversal de la entidad:
  • El enfoque por procesos implica entender a la entidad como un todo; donde no existen áreas aisladas o estancos. La gestión debe darse de manera transversal e integral, primando la visión horizontal, el trabajo en equipo y el énfasis en la satisfacción de las necesidades y expectativas de la población. De no darse de esta manera, será poco probable conseguir resultados positivos en la gestión interna y, por ende, en brindar servicios de calidad. 

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