¿Cuáles son las 5 últimas condiciones para implementar una gestión por procesos?

Como lo mencionamos anteriormente, de acuerdo a la NT 001-2018-SGP, las entidades públicas están obligadas a implementar la gestión por procesos en función a las disposiciones técnicas expuestas en dicho documento y a modo de complementar ello, en dicha norma, es importante considerar las siguientes condiciones:

1. Consistencia en la gestión de los sistemas administrativos: 

Se debe realizar una programación integral y sistémica de los sistemas administrativos a fin que los tiempos y procesos calcen, se ejecuten correctamente y puedan engranar con los sistemas funcionales. Lo esperado es que esta armonización tome como punto de partida el planeamiento, luego el presupuesto, seguido de abastecimiento e inversión pública, y finalmente contabilidad y tesorería. A su vez, existen sistemas administrativos transversales que son: recursos humanos y modernización. Cabe resaltar que en el artículo 9 del DS 123-2018-PCM, también se señala la importancia de la armonización de los sistemas administrativos y hace hincapié en que los entes rectores deben propiciar el engranaje entre ellos.

2. Voluntad administrativa:

Las y los servidores públicos deben sentirse comprometidos e internalizar la importancia de implementar la gestión por procesos; toda vez que ellos serán quienes lleven a cabo en el día a día todos los acuerdos y cambios asumidos en los espacios de coordinación. Recordar que en el día a día es dónde finalmente se aprecia la articulación del accionar de todos los involucrados en los procesos de la entidad. Asimismo, es necesario que exista un desarrollo de competencias vinculadas al puesto de trabajo, los objetivos institucionales y a la prestación de servicios públicos de calidad.

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3. Comunicación estratégica:

Esta condición está presente de manera transversal en diversas etapas de la gestión por procesos pues, así como la parte técnica y metodológica es indispensable, la comunicación estratégica es una herramienta fundamental para lograr gestionar el cambio en las organizaciones. Y no solo es con un enfoque hacia la gestión interna, sino también con miras hacia la población usuaria y cualquier otro actor involucrado, visto como aliado estratégico, a fin de contribuir con el cumplimiento de los objetivos institucionales y las necesidades vinculadas a los servicios públicos. La comunicación estratégica permitiría lograr diseñar e implementar mejores estrategias o lineamientos de política.

4. Distinción entre la etapa de diseño e implementación: 

Un error frecuente es creer que el diseño de cualquier intervención se va a dar de la misma manera en su implementación, es decir, siguiendo pasos similares, en el mismo orden y considerando variables iguales. Sin embargo, diseñar no se asemeja a implementar. El diseño de un plan, de una intervención o incluso de los procesos, parte de un diagnóstico o una identificación; mientras que una implementación parte de un plan diseñado, más el componente de riesgos. En la etapa de diseño, se determinan metodologías y pasos a seguir de acuerdo a lo identificado y a lo que debería ser; mientras que en una implementación se debe considerar otras variables adicionales como: riesgos, no conformidades, limitación de recursos, desvíos de plazos, etc. Es decir, sumarle variables de la realidad de la implementación.

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5. Aplicación de mecanismos de seguimiento:

Para asegurarse del cumplimiento de los acuerdos, compromisos y cambios aceptados en los espacios de coordinación, es necesario que se determinen mecanismos de seguimiento. Estos mecanismos permitirán saber si en el día a día se están llevando a cabo las decisiones tomadas a nivel estratégico; por ello, deben existir responsables que reporten desde la parte administrativa como de la parte funcional. Algunos mecanismos de control son: los tableros de seguimiento, cronogramas, indicadores de desempeño, entre otros.

La gestión por procesos es una herramienta orientada a identificar y brindar información para el análisis de la entidad con un enfoque en sus procesos. Su implementación debe ser progresiva, partiendo de la necesidad de incorporar información que resulte del análisis mencionado en el funcionamiento de la entidad (SGP: 2018).

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